ออกหนังสือรับรองเงินเดือนหรือเอกสารรับรองเงินเดือนทำอย่างไรมาดูกัน

ใบหนังสือรับรองเงินเดือน คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร?

ใบหนังสือรับรองเงินเดือน (Certificate of Employment) คือ เอกสารรับรองเงินเดือนที่ใช้เป็นหลักฐานในการรับรองว่า เราทำงานที่องค์กรไหน มีรายได้เท่าไร มีอายุงานกี่ปีแล้ว แต่จะไม่ได้แสดงในส่วนของรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนกับสลิปเงินเดือน การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน ยังใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการประกอบธุรกรรมต่างๆ ทางการเงิน เช่น การขอทำบัตรเครดิต การทำสินเชื่อหรือยื่นการกู้กับธนาคาร การใช้เป็นหลักฐานในการค้ำประกัน รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงาน ในกรณีที่องค์กรที่เราสมัครต้องการตัวอย่างหลักฐานเพื่อยืนยันเงินเดือน หรือยืนยันว่าได้เคยทำงานกับบริษัทนี้จริง และการออกใบหนังสือรับรองเงินเดือนยังใช้เป็นหลักฐานสำหรับประกอบการเรียกร้องค่าเสียหายหรือสำหรับค่าสินไหมทดแทนในชั้นศาล เป็นต้น 

การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน ต้องดำเนินการขอที่ใคร? 

โดยทั่วไป การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือนนั้น ทางบริษัทจะออกให้ก็ต่อเมื่อพนักงานร้องขอเท่านั้น โดยสามารถขอที่ฝ่ายบุคคล โดยระยะเวลาในการดำเนินการก็อาจแตกต่างไปตามแต่ละบริษัท ซึ่งเมื่อเจ้าของธุรกิจออกใบหนังสือรับรองเงินเดือนให้กับพนักงานแล้ว หนังสือรับรองเงินเดือนจะมีอายุการใช้งานตามวันและเวลานับจากวันที่ออกให้ โดยแตกต่างกันออกไปตามวัตถุประสงค์ความสำคัญในการใช้งาน 

  • การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ประโยชน์ ในการยื่นขอสินเชื่อหรือบัตรจากธนาคาร จะใช้งานได้ไม่เกินภายในระยะเวลาไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน 
  • การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ประโยชน์เกี่ยวกับหน่วยงานราชการ สามารถใช้ได้ภายในระยะเวลาไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน 
  • การออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน เพื่อยื่นขอวีซ่า มักใช้งานได้ไม่เกินภายใน 1 เดือน หรือ 30 วัน ซึ่งบางครั้งอาจต้องใช้เอกสารเป็นภาษาอังกฤษร่วมด้วย

องค์ประกอบที่สำคัญที่ใช้สำหรับการออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน 

ในกรณีที่เจ้าของกิจการต้องการออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน ให้กับพนักงานหรือลูกจ้างนั้น ควรออกหนังสือรับรองเงินเดือนที่มีองค์ประกอบสำคัญให้ครบถ้วนดังต่อไปนี้ 

  1. ถ้อยคำที่ระบุว่าเอกสารฉบับนี้เป็น หนังสือรับรองเงินเดือน
  2. ชื่อและนามสกุล ของพนักงานที่ถูกต้อง
  3. ชื่อของบริษัทที่พนักงานทำงานอยู่  
  4. ตำแหน่งงานของพนักงาน 
  5. วัน/เดือน/ปีทตั้งแต่วันที่เริ่มต้นทำงาน จนถึงปัจจุบันที่ออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน 
  6. ข้อมูลอัตราเงินเดือน ที่ยังไม่รวมค่าตอบแทนอื่นๆ
  7. ระบุความต้องการออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน  ในการใช้งานเอกสารว่าจะเอาไปทำอะไร เช่น ใช้ในงานราชการ หรือใช้ประโยชน์เพื่อขอสินเชื่อธนาคาร เป็นต้น 
  8. วันที่ในการออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน 
  9. ลงชื่อผู้ออกใบหนังสือรับรองเงินเดือน  พร้อมตำแหน่ง และชื่อของหัวหน้างาน หรือผู้ที่มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
  10. ลงตราประทับของบริษัท